Har en spiller aldrig spillet i en klub før, bliver der automatisk oprettet et spillercertifikat, når spilleren oprettes i KlubOffice, dette sker helt automatisk og kræver blot at klubben melder spilleren ind i KlubOffice. 

Men hvad så, når man får en spiller, der tidligere har spillet i en anden klub? 
Når man som klub får en ny spiller, bør man altid starte med at tjekke, om spilleren i forvejen findes i klubbens systemer. I KlubOffice søger man altså på spilleren, inden man evt. opretter ham/hende. Husk at udvide søgningen til også at omfatte udmeldte spillere.

Prøv også at simplificere søgningen - søg f.eks. kun på fornavn og ikke andet. Der er så to scenarier:

1. Spilleren findes ikke i KlubOffice i forvejen (typisk ved helt nye spillere, der kommer til klubben)
- Ved man, i hvilken klub spilleren senest har spillet, kan man med fordel søge spillercertifikat uden at oprette spilleren først.

Man får nemlig alle data overført sammen med certifikatet, når den anden klub godkender certifikatsanmodningen. I KlubOffice vælges menuen Klub Admin > Spillercertifikatsanmodninger > Anmod om spillercertifikat. Her skrives spillerens navn og fødselsdato, samt hvilken afdeling som man ønsker spilleren placeret i, når han/hun overføres. Man vælger så at søge certifikatet i den klub, hvor spilleren senest har spillet.

Den afgivende klub får nu en mailbesked om, at der er søgt et certifikat. De skal svare snarest muligt, dog senest indenfor 7 dage, og de modtager automatisk en reminder efter 4 dage. Hvis det haster med overførslen, så kontakt gerne afgiverklubben pr. mail eller telefon for at sikre, at alt sker i rette tid. Når certifikatet er overført, kan klubben via forsiden af KlubOffice lægge spilleren ind i medlemsoversigten.

2. Spilleren findes i forvejen i klubbens KlubOffice (typisk ved spillere, der tidligere har været i klubben)

- Ret hans/hendes oplysninger, hvis der er rettelser. Står spilleren som udmeldt, genindmeldes han/hun ved at markere spilleren med et klik og trykke på ikonet "Indmeld/udmeld medlem" øverst til højre. Hvis der skal indhentes et spillercertifikat, klikkes på medlemmet og dernæst på ikonet "Indhent spillercertifikat fra en anden klub til det valgte medlem" øverst til højre.
Når et certifikat er overført, modtager spilleren og den nye klub en mail herom.

Typiske fejlkilder
Man vil nogen gange støde på en fejlbesked om, at den søgte spiller ikke findes i den klub, man søger om certifikatet i. Det kan skyldes, at spilleren aldrig er blevet oprettet som spiller i den anden klub. Mere hyppigt skyldes det dog en forskel mellem de data, som de to klubber har på spilleren. F.eks. kan den afgivende klub have stavet spillerens navn anderledes eller angivet en forkert fødselsdato.

Kontakt da DBU Lolland-Falster for hjælp.

Sådan vises spillercertifikatet
Et digitalt spillercertifikat vises under fanen Fodboldspiller inde på det enkelte medlem. Her kan man se dato for certifikatoverførsel, samt hvilken klub, det er overført fra.

Klubber, der bruger online-indmeldelse
En del klubber bruger online indmeldelse via deres hjemmeside direkte i KlubOffice. På indmeldelsen angiver spilleren sin tidligere klub, hvorefter der automatisk bliver anmodet om spillercertifikatet hos den tidligere klub.

Klubber, der bruger online indmeldelse, har ydermere den fordel, at de kan indstille KlubOffice, således at den pågældende spiller er spærret, indtil spillercertifikatet er overført fra den tidligere klub.

Skriftlig tilladelse til sekundær klub
Ønsker en spiller at spille 11-mandsfodbold i én klub og 7- eller 8-mandsfodbold i en sekundær klub, skal spillercertifikatet være i 11-mandsklubben, mens 11-mandsklubben skal give tilladelse til, at den sekundære klub må benytte samme spiller. Det er et af eksemplerne på en supplerende spilletilladelse.